Optimaliseren formulierenpakket voor Viteau

"Binnen Viteau Watercoolers ontstonden allerlei formulieren, die vervolgens weer verwerkt moesten worden. Op het moment dat we onze formulierenstroom in kaart hadden laten brengen, zagen we direct mogelijkheden om formulieren te schrappen en te combineren. Het resultaat liegt er niet om. We maken nog gebruik van slechts de helft van de formulieren die we eerst hadden. De duidelijke opmaak zorgde ervoor dat we onze huisstijl goed vorm konden geven en dat we onze formulieren gemakkelijker konden verwerken. Het mag duidelijk zijn dat wij zeer tevreden zijn over de diensten van Pioen en Osage".

Chris Jongeling, Commercieel Directeur Viteau Watercoolers

herkent u dit?
Heeft u een pakket formulieren waar u een consistent geheel van wilt maken? En wilt u tegelijkertijd uw werkprocessen optimaliseren? Pioen communicatie brengt uw formulieren en processen terug tot de essentie.

de vraag
Viteau levert bronwater en watercoolers aan bedrijven. Dankzij een uitgekiende combinatie van efficiënte logistiek, topkwaliteit producten en goede service is Viteau grootste onafhankelijke speler op de Nederlandse watercoolermarkt. De formulieren van Viteau waren op ad hoc basis ontwikkeld. Viteau vroeg aan Osage communicatie en ontwerp om daar een samenhangend geheel van te maken. Doel: optimalisatie van het logistieke proces, een homogene uitstraling van de formulieren en helderheid voor de klant. Osage schakelde vervolgens Pioen communicatie in voor de analyse en de teksten.

de aanpak
Samen met Osage analyseerde Pioen communicatie het formulierenpakket. Dit resulteerde in een matrix met een advies over het nieuwe pakket. Vervolgens zijn twee pilotformulieren in detail uitgewerkt (vorm en tekst) en besproken. Hierin werd de basis gelegd voor een tekst- en vormhuisstijl. Daarna zijn de overige documenten gemaakt.

het resultaat
Een logisch en samenhangend pakket documenten: brieven en formulieren, geprint en gedrukt. Het pakket oogt als een eenheid, en de communicatiemomenten en -middelen volgen elkaar logisch op. Het aantal documenten is teruggebracht van 23 naar 12.

partners
Vormgeving - Osage communicatie en ontwerp

link
www.viteau.nl
www.clubviteau.nl